اگر چند سال در حوزه کترینگ فعالیت کرده باشید، کمکم متوجه یک نکته مهم میشوید؛ بیشتر دردسرهایی که در روز مراسم پیش میآید، از خود غذا شروع نمیشود، بلکه معمولاً ریشه مشکل به تصمیمهایی برمیگردد که چند روز یا حتی چند هفته قبل از مراسم گرفته شدهاند.
خیلی وقتها مشتریها با نگرانی تماس میگیرند و میگویند: «همه چیز برای مراسم آماده است، فقط نمیدانیم برای غذا چطور برنامهریزی کنیم که نه کم بیاید و نه مقدار زیادی اضافه بماند.» گاهی هم درست چند ساعت مانده به شروع مراسم، تازه مشخص میشود تعداد مهمانها بیشتر شده، زمان پذیرایی تغییر کرده یا غذایی که انتخاب شده، چندان مناسب فضای مراسم نیست.
واقعیت این است که سفارش غذای مجالس و مهمانی ها فقط انتخاب چند مدل غذا و گفتن تعداد پرس نیست. پشت یک پذیرایی موفق، مجموعهای از تصمیمهای کوچک وجود دارد؛ از انتخاب منو گرفته تا زمان ارسال، نحوه سرو و حتی شناخت سلیقه مهمانها.
در کترینگ «کیبو»، در طول سالهایی که سفارشهای مختلفی از مهمانیهای خانوادگی، مراسمهای رسمی و حتی غذای شرکتی داشتهایم، با اشتباهات تکرارشونده زیادی روبهرو شدهایم. اشتباهاتی که شاید در ظاهر ساده باشند، اما میتوانند روی هزینه، کیفیت پذیرایی و آرامش روز مراسم تأثیر بگذارند.
در ادامه به مهمترین مواردی اشاره میکنیم که بهتر است قبل از سفارش غذا به آنها توجه کنید.
انتخاب کترینگ فقط بر اساس قیمت؛ اشتباهی که زیاد تکرار میشود!
اولین چیزی که بسیاری از مشتریها هنگام تماس با کترینگ میپرسند، قیمت غذاست. طبیعی هم هست؛ هزینه مراسم بخش مهمی از برنامهریزی است و همه دوست دارند بهترین انتخاب را با بودجه خودشان داشته باشند.
اما چیزی که در عمل دیدهایم این است که همیشه ارزانترین گزینه، اقتصادیترین انتخاب نیست. گاهی اختلاف قیمت بین دو کترینگ به دلیل تفاوتهایی است که در نگاه اول مشخص نیست؛ کیفیت مواد اولیه، مقدار واقعی غذا، روش پخت، نوع بستهبندی یا حتی دقت در ارسال.
ممکن است دو مجموعه یک مدل غذا را با قیمت متفاوت ارائه دهند، اما وقتی غذا به دست مشتری میرسد، تازه تفاوتها مشخص میشود. کیفیت برنج، میزان گوشت، تازگی مواد اولیه و حتی ظاهر غذا میتواند تجربه مهمانها را تغییر دهد.
مهمان شما معمولاً نمیداند هزینه هر پرس چقدر بوده، اما قطعاً متوجه میشود غذا کیفیت لازم را داشته یا نه. به همین دلیل بهتر است هنگام سفارش غذا فقط روی قیمت تمرکز نکنید. بلکه سؤالات زیر هم میتواند به تصمیمگیری راحتتر کمک کند:
- کیفیت مواد اولیه به چه صورت است؟
- غذا چه زمانی آماده و ارسال میشود؟
- آیا این مجموعه تجربه اجرای مراسم مشابه را داشته است؟
- خدمات پذیرایی دقیقاً شامل چه چیزهایی میشود؟
در اکثر موارد کمی دقت بیشتر قبل از سفارش، جلوی هزینههای اضافی و دردسرهای روز مراسم را میگیرد.
اشتباه دوم؛ تخمین نادرست تعداد مهمانها و تعداد غذا
شاید ساده به نظر برسد، اما تعیین تعداد مناسب غذا یکی از همان بخشهایی است که خیلی از مشتریها را درگیر میکند!
بعضی افراد از ترس اینکه غذا کم نیاید، تعداد غذای بسیار بیشتری سفارش میدهند، در نتیجه بعد از پایان مراسم با حجم زیادی غذای اضافه روبهرو میشوند که شاید امکان استفاده از آن وجود نداشته باشد.
از طرف دیگر، بعضیها دقیقاً به تعداد مهمانهای دعوتشده سفارش میدهند. در حالی که تجربه نشان داده روز مراسم همیشه دقیقاً مطابق لیست اولیه پیش نمیرود. ممکن است چند نفر مهمان اضافه همراه خود بیاورند، یا تعدادی از افراد به هر دلیلی نتوانند شرکت کنند.
البته فقط تعداد مهمانها مهم نیست. نوع مراسم هم روی مقدار غذا تأثیر دارد. برای مثال، مقدار غذایی که برای یک دورهمی خانوادگی دو ساعته نیاز است، با یک مراسم رسمی چندساعته که چند مرحله پذیرایی دارد، یکسان نیست. یک کترینگ حرفهای معمولاً قبل از ثبت سفارش چند سؤال ساده میپرسد:
مراسم چه زمانی برگزار میشود؟
مهمانها بیشتر چه گروه سنی هستند؟
غذا قرار است چگونه سرو شود؟
آیا پذیرایی دیگری هم در کنار غذا دارید؟
همین جزئیات کوچک کمک میکند تعداد سفارش دقیقتر شود و از پرداخت هزینههای اضافه جلوگیری گردد.
اشتباه سوم؛ انتخاب منو بدون توجه به فضای مراسم
یکی از اشتباهاتی که هنگام سفارش غذای مجالس و مهمانیها زیاد دیده میشود، این است که افراد منو را فقط بر اساس علاقه شخصی انتخاب میکنند. اینکه یک غذا را دوست داشته باشید، دلیل کافی برای انتخاب آن برای هر مراسمی نیست. هر مراسم حالوهوای خودش را دارد و غذا هم باید با همان فضا هماهنگ باشد.
برای مثال، منویی که برای یک مراسم رسمی انتخاب میشود، معمولاً با غذایی که برای یک جشن تولد کوچک یا دورهمی دوستانه مناسب است، تفاوت دارد. در مراسمهای رسمی معمولاً تنوع غذا، نحوه چیدمان و هماهنگی بین آیتمها اهمیت بیشتری پیدا میکند. اما در یک مهمانی صمیمی، گاهی یک غذای سادهتر که کیفیت بالایی دارد، رضایت بیشتری ایجاد میکند.
یکی از تجربههایی که همیشه به یاد داریم مربوط به مشتریای بود که برای یک مراسم خانوادگی، منوی بسیار بزرگی انتخاب کرده بود؛ چند نوع غذای اصلی، چند مدل پیشغذا و تعداد زیادی آیتم جانبی.
وقتی کمی بیشتر درباره تعداد مهمانها و سبک مراسم صحبت کردیم، مشخص شد بخش زیادی از این سفارش احتمالاً مصرف نمیشود. در نهایت با حذف چند مورد غیرضروری و انتخاب یک منوی منطقیتر، هم هزینه کمتر شد و هم روند پذیرایی بهتر پیش رفت.
گاهی اضافه کردن گزینههای بیشتر، نتیجه بهتری ایجاد نمیکند. بعضی وقتها یک انتخاب درست و باکیفیت، ارزش بیشتری از یک منوی شلوغ دارد
اشتباه چهارم؛ اعتماد کردن به عکس غذا و نادیده گرفتن کیفیت واقعی
یکی از کارهایی که همیشه به مشتریها پیشنهاد میکنیم، این است که اگر مراسم مهمی در پیش دارند، قبل از سفارش نهایی کیفیت غذا را بررسی کنند. عکسهای زیبا، توضیحات داخل منو یا تعریف دوستان میتوانند برای شروع تصمیمگیری کمککننده باشند، اما جای تجربه واقعی غذا را نمیگیرند.
طعم غذا، اندازه واقعی پرس، کیفیت پخت و حتی نحوه بستهبندی جزییات مهمی هستند که فقط با دیدن یا امتحان کردن مشخص میشوند. این موضوع زمانی اهمیت بیشتری پیدا میکند که قرار است برای تعداد زیادی مهمان غذا سفارش داده شود.
بعضی غذاها وقتی برای تعداد کم آماده میشوند کیفیت بسیار خوبی دارند، اما آمادهسازی همان غذا برای چند صد نفر نیاز به تجربه، تجهیزات مناسب و مدیریت دقیق دارد. این همان تفاوتی است که معمولاً در سفارشهای کوچک دیده نمیشود و در مراسمهای بزرگ خودش را نشان میدهد.
اشتباه پنجم؛ بیتوجهی به زمانبندی ارسال و آمادهسازی غذا
در خدمات پذیرایی، زمان فقط یک عدد روی ساعت نیست؛ بخشی از کیفیت کار است. حتی بهترین و خوشمزهترین غذاها هم اگر دیر برسند، میتوانند روند برگزاری مراسم را خراب کنند. مهمانهایی که منتظر غذا میمانند، سرد شدن غذا یا بههم خوردن نظم پذیرایی، همه روی تجربه نهایی تأثیر میگذارند. به همین دلیل بهتر است قبل از روز مراسم همه جزئیات مشخص شود:
- غذا دقیقاً چه زمانی آماده میشود؟
- ارسال چه ساعتی انجام خواهد شد؟
- محل تحویل کجاست؟
- آیا برای سرو غذا به نیروی پذیرایی نیاز دارید؟
کترینگ فقط مسئول پخت غذا نیست. بخش مهمی از کار، هماهنگیهایی است که شاید مهمانها هیچوقت نبینند، اما نتیجه آن را احساس میکنند.
اشتباه ششم؛ توجه نکردن به نیازهای غذایی مهمانها
مهمانهای امروز مثل گذشته یک سلیقه غذایی یکسان ندارند. بعضی افراد رژیم غذایی خاصی دارند، بعضیها به برخی مواد غذایی حساسیت دارند و بعضی خانوادهها ترجیح میدهند برای کودکان گزینههای سادهتر هم در نظر گرفته شود.
شاید این موارد در نگاه اول جزئی به نظر برسند، اما همین جزییات کوچک باعث میشود مهمان احساس کند برای حضور او ارزش قائل شدهاید. بنابراین قبل از نهایی کردن سفارش، بهتر است یک بررسی ساده انجام دهید:
- آیا کسی از مهمانها غذای خاصی نیاز دارد؟
- آیا کودکان یا افراد سالمند در مراسم حضور دارند؟
- آیا لازم است گزینه جایگزینی در نظر گرفته شود؟
یک پذیرایی خوب فقط به تعداد غذا یا تنوع زیاد محدود نمیشود. مهم این است که افراد بیشتری بتوانند از آن لذت ببرند.
اشتباه هفتم؛ تصور اینکه سفارش غذا فقط برای وعدههای معمولی است!
هنوز بعضی افراد تصور میکنند سفارش آنلاین غذا فقط برای ناهار یا شام روزانه است، در حالی که این روش در سالهای اخیر برای مراسمها و سفارشهای بزرگ هم کاربرد زیادی پیدا کرده است.
بسیاری از شرکتها، مجموعههای اداری و برگزارکنندگان مراسم برای مدیریت بهتر سفارشهای خود از خدمات کترینگ استفاده میکنند. در سفارش غذای شرکتی، مواردی مثل تحویل منظم، کیفیت ثابت، تعداد مشخص غذا و برنامهریزی دقیق اهمیت زیادی دارد.
برای مراسمها هم سفارش آنلاین میتواند فرآیند انتخاب را سادهتر کند. مشتری میتواند منوها را بررسی کند، گزینهها را مقایسه کند و قبل از تصمیم نهایی اطلاعات بیشتری داشته باشد. البته همچنان مهم است که پشت این سفارش، یک مجموعه قابل اعتماد وجود داشته باشد؛ چون در سفارشهای بزرگ، تجربه اجرا اهمیت بیشتری از صرفاً ثبت یک سفارش دارد.
اشتباه هشتم؛ انتخاب کترینگ بدون بررسی سابقه و تجربه واقعی
پیدا کردن و انتخاب کترینگ برای پذیرایی مراسمها امروزه کار سختی نیست چون معمولا با چند جستوجوی ساده میتوان گزینههای زیادی پیدا کرد. اما انتخاب مجموعهای که بتواند یک مراسم را بدون مشکل مدیریت کند، موضوع دیگری است.
قبل از سفارش بهتر است کمی درباره سابقه مجموعه تحقیق کنید. نمونه کارها را ببینید، تجربه مشتریان قبلی را بررسی کنید و درباره نحوه اجرای مراسمهای مشابه سؤال بپرسید.
یک کترینگ حرفهای معمولاً فقط سفارش را ثبت نمیکند، بلکه قبل از شروع کار درباره تعداد مهمانها، نوع مراسم، زمانبندی و شرایط اجرا سؤال میپرسد تا بتواند پیشنهاد مناسبتری ارائه دهد. همین مشاوره اولیه در بسیاری از مواقع باعث میشود اشتباههایی که ممکن است روز مراسم ایجاد دردسر کنند، از قبل برطرف شوند.
اشتباه نهم؛ مشخص نکردن جزئیات سفارش غذا از ابتدا
بخش زیادی از مشکلاتی که در سفارشهای پذیرایی پیش میآید، به یک دلیل ساده اتفاق میافتد: جزئیات از ابتدا دقیق مشخص نشدهاند. گاهی مشتری فکر میکند یک موضوع واضح است و کترینگ هم برداشت دیگری دارد. همین تفاوت کوچک میتواند در روز مراسم مشکل ایجاد کند. پس بهتر است قبل از نهایی کردن سفارش موارد زیر بهصورت شفاف مشخص شوند:
- تعداد دقیق پرسها
- نوع غذاها
- زمان تحویل
- نوع ظروف مورد نیاز
- خدمات جانبی
- هزینههای احتمالی
هرچه هماهنگی قبل از مراسم دقیقتر باشد، روز اجرا آرامتر و بدون استرس بیشتری خواهد گذشت.
انتخاب درست غذا؛ یکی از بخشهای مهم موفقیت مراسم
غذا فقط یک وعده پذیرایی ساده نیست. برای بسیاری از مهمانها، یکی از بخشهایی است که بیشتر از همه در ذهن باقی میماند. تجربه سالها فعالیت در حوزه کترینگ به ما نشان داده که موفقیت یک سفارش فقط به خوشمزه بودن غذا خلاصه نمیشود.
انتخاب درست منو، شناخت نیاز مشتری، زمانبندی مناسب و اجرای دقیق، همه باید کنار هم قرار بگیرند تا یک پذیرایی موفق شکل بگیرد.
فرقی نمیکند برای یک مهمانی کوچک خانوادگی برنامهریزی میکنید، یک مراسم بزرگ دارید یا به دنبال تأمین غذای شرکتی هستید؛ انتخاب یک مجموعه باتجربه میتواند بخش زیادی از نگرانیهای شما را کم کند.