یکی از اولین سوالهایی که تقریباً در بیشتر تماسهای کترینگ پرسیده میشود این است: «برای این تعداد مهمان چند نفر نیرو لازم داریم؟»
واقعیت این است که جواب این سوال فقط با تعداد مهمان مشخص نمیشود، بلکه تعداد نفرات پذیرایی به چند عامل بستگی دارد؛ نوع مراسم، مدل سرو غذا، فضای سالن، تعداد آیتمهای منو و حتی فاصله آشپزخانه تا محل برگزاری.
چیزی که در اجرای مراسمها زیاد دیدهایم این است که تعداد مهمان همیشه تعیینکننده اصلی نیست. بعضی از مواقع یک مراسم ۱۰۰ نفره به نیروی کمتری نیاز دارد و گاهی یک مراسم با همین تعداد مهمان، به دلیل شرایط سالن و نوع سرو، تیم بزرگتری میخواهد. این موضوعی است که خیلی از افراد قبل از برگزاری مراسم آن را نادیده میگیرند و تصور میکنند تعداد مهمان تنها معیار انتخاب نیرو است.
در «کترینگ کیبو» معمولاً قبل از اینکه تعداد پرسنل پیشنهاد شود، چند سوال ساده کلیدی پرسیده میشود؛ مراسم کجاست؟ غذا چطور سرو میشود؟ مهمانها چه نوع خدماتی انتظار دارند؟ چون گاهی یک تصمیم کوچک در برنامهریزی میتواند روی کیفیت کل پذیرایی تأثیر بگذارد.در ادامه بررسی میکنیم برای تعدادهای مختلف مهمان چه تعداد نیروی پذیرایی مناسب است و چه عواملی باعث تغییر این عدد میشوند
.
نسبت استاندارد تعداد پرسنل پذیرایی به تعداد مهمان چگونه محاسبه میشود؟
اگرچه عدد ثابتی برای محاسبه تعداد پرنسل مورد نیاز در همه مراسمها وجود ندارد، اما برای برآورد اولیه میتوان از نسبتهای تقریبی استفاده کرد. در مراسمهایی که خدمات سادهتر است، هر نیروی پذیرایی میتواند حدود ۲۰ تا ۳۰ مهمان را پوشش دهد. اما در مراسمهای رسمیتر که غذا سر میز سرو میشود، این نسبت کمتر میشود؛ در این شرایط معمولاً هر گارسون بین ۱۰ تا ۱۵ نفر مهمان را میتواند مدیریت کند.
برای درک بهتر، تصور کنید یک شرکت برای ۲۰۰ نفر ناهار سازمانی سفارش داده است. اگر غذا بهصورت بستهبندیشده توزیع شود، تمرکز نیروها بیشتر بر هماهنگی و توزیع خواهد بود. اما در صورتی که همان مراسم شامل پذیرایی کامل با چیدمان، سرو گرم غذا و جمعآوری باشد، طبیعتاً به نیروی بیشتری نیاز خواهد بود.
به همین دلیل کترینگهای باتجربه قبل از اعلام تعداد نیرو، فقط به تعداد نفرات مهمان نگاه نمیکنند.
برای هر ۱۰، ۵۰، ۱۰۰ و ۲۰۰ مهمان چند نیروی پذیرایی نیاز داریم؟
برای اینکه یک دید کلی از این موضوع داشته باشید، میتوان از جدول زیر استفاده کرد:
| تعداد مهمان | تعداد پرسنل پیشنهادی |
| ۱۰ تا ۲۰ نفر | ۱ تا ۲ نفر |
| ۲۰ تا ۵۰ نفر | ۲ تا ۴ نفر |
| ۵۰ تا ۱۰۰ نفر | ۵ تا ۸ نفر |
| ۱۰۰ تا ۲۰۰ نفر | ۸ تا ۱۵ نفر |
| بیشتر از ۲۰۰ نفر | با توجه به نوع مراسم تعیین میشود |
این جدول برای برآورد اولیه مناسب است، اما در اجرا ممکن است تغییر کند. برای مثال فرض کنید دو مراسم با تعداد ۱۵۰ نفر مهمان دارید:
- مراسم اول: یک جشن خانوادگی با غذای سلف سرویس.
- مراسم دوم: یک مهمانی رسمی با سرو غذا سر میز، چند نوع پیشغذا، نوشیدنی و دسر.
هر دو ۱۵۰ مهمان دارند، اما برای ارائه یک پذیرایی کامل و بینقص به تیم اجرایی متفاوتی نیاز است. یکی از اشتباهاتی که بعضی افراد انجام میدهند این است که برای کم کردن هزینه، از تعداد نیرو کم میکنند. این تصمیم معمولاً در زمان سرو خودش را نشان میدهد؛ صف ایجاد میشود، میزها دیر جمع میشوند و مهمان احساس میکند خدمات آنطور که باید ارائه نمیشود.
تعداد پرسنل پذیرایی برای مراسم ۵۰ نفره
مراسمهای ۵۰ نفره معمولاً جزو مراسمهای کوچک محسوب میشوند، اما همین مراسمها هم نیاز به برنامهریزی دارند. برای این تعداد مهمان معمولاً ۲ تا ۴ نفر نیرو کافی است. در یک شرایط معمولی میتوان این تقسیم کار را داشت:
- یک نفر مسئول هماهنگی کلی باشد.
- یک یا دو نفر سرو غذا و نوشیدنی را انجام دهند.
- یک نفر به مرتب بودن میزها و جمعآوری ظروف رسیدگی کند.
البته همیشه شرایط محل مهم است. مثلاً کار پذیرایی یک مهمانی ۵۰ نفره در خانه با غذای سلف سرویس، شاید با دو نفر نیرو تمام شود. اما اگر همین تعداد مهمان در یک سالن رسمی باشند و میزها نیاز به رسیدگی داشته باشند، بهتر است تعداد نیرو بیشتر شود. تجربه نشان داده در مراسمهای کوچک، کمبود نیرو سریعتر دیده میشود. چون تعداد مهمان کمتر است و هر تأخیر یا بینظمی بیشتر به چشم میآید
.
تعداد پرسنل پذیرایی برای مراسم ۱۰۰ نفره
مراسم ۱۰۰ نفره یکی از رایجترین اندازهها برای قراردادهای پذیرایی اکثر کترینگها است. از جشنهای خانوادگی گرفته تا مراسمهای سازمانی، همایشهای کوچک و حتی بعضی برنامههای شرکتها. برای این تعداد معمولاً ۵ تا ۸ نفر نیرو پیشنهاد میشود. اما اینکه این افراد دقیقاً چه کاری انجام دهند، بستگی به نوع مراسم دارد. مثلاً در یک مراسم معمولی:
- چند نفر مسئول سرو غذا هستند.
- یک نفر نوشیدنی و میزها را کنترل میکند.
- چند نفر بعد از سرو غذا، ظروف را جمع میکنند.
- یک نفر هماهنگی بین آشپزخانه و سالن را انجام میدهد.
در سفارش غذای شرکتی برای ۱۰۰ نفر هم همین موضوع اهمیت دارد. بعضی شرکتها فقط غذا را تحویل میگیرند و خودشان توزیع را انجام میدهند. بعضی دیگر انتظار دارند کترینگ تمام فرآیند را مدیریت کند؛ از چیدمان گرفته تا زمانبندی توزیع. این تفاوت کوچک، روی تعداد نیرو تأثیر مستقیم میگذارد.
تعداد پرسنل پذیرایی برای مراسم ۲۰۰ نفره
مراسمهای ۲۰۰ نفره دیگر فقط یک پذیرایی ساده نیستند، بلکه بیشتر شکل یک پروژه اجرایی را دارند. برای چنین مراسمی معمولاً بین ۸ تا ۱۵ نفر نیرو لازم است. در این شرایط، تقسیم وظایف اهمیت زیادی دارد:
- نیروهای سرو غذا
- مسئول نوشیدنی
- نیروهای جمعآوری ظروف
- هماهنگکننده سالن
- مسئول ارتباط با آشپزخانه
در مراسمهای بزرگ یک موضوع مهم وجود دارد که اکثر مواقع نادیده گرفته میشود: مسیر حرکت نیروها. مثلاً اگر محل آمادهسازی غذا از سالن فاصله زیادی داشته باشد، همان تعداد نیرو ممکن است دیگر کافی نباشد. چون زمان زیادی صرف رفتوآمد میشود.
یه طور مثال، در یکی از مراسمهایی که برای تعداد مهمان مشابه اجرا شده بود، فقط به دلیل بزرگ بودن سالن و فاصله زیاد میزها، دو نیروی اضافه لازم شد. این موارد روی کاغذ مشخص نمیشوند و بیشتر از تجربه اجرا به دست میآیند.
چه عواملی تعداد نیروهای پذیرایی مورد نیاز را تغییر میدهد؟
در عمل، تعداد مهمان فقط یکی از فاکتورهای تعیینکننده است. چند مورد دیگر هم وجود دارد که شاید در نگاه اول خیلی مهم به نظر نرسند، اما در روز مراسم تأثیرشان کاملاً مشخص میشود:
۱_نوع مراسم (عروسی، همایش، مهمانی خصوصی یا سازمانی)
اولین چیزی که معمولاً از مشتری پرسیده میشود این است که مراسم دقیقاً چه نوعی است. چون نیروی مورد نیاز برای یک جشن خانوادگی با یک همایش سازمانی یا عروسی رسمی کاملاً متفاوت است.
در یک مراسم سازمانی، معمولاً زمانبندی اهمیت زیادی دارد. برای مثال، اگر یک شرکت برای کارکنان خود ناهار شرکتی برگزار کند، همه چیز باید طبق برنامه جلو برود. غذا باید در زمان مشخص آماده باشد، توزیع بدون شلوغی انجام شود و کارکنان مدت زیادی منتظر دریافت غذا نمانند.
اما در یک عروسی شرایط متفاوت است. مهمانها معمولاً انتظار خدمات بیشتری دارند. ممکن است نوشیدنی چند بار شارژ شود، میزها مرتب نگه داشته شوند و نیروهای پذیرایی همیشه در دسترس باشند.
حتی در یک مهمانی خصوصی هم شرایط میتواند فرق کند. یک نفر ممکن است فقط سفارش غذا مجلسی بخواهد و خودش پذیرایی را انجام دهد، اما فرد دیگری انتظار خدمات کامل از زمان ورود مهمان تا پایان مراسم داشته باشد.
۲_نوع سرو غذا (سلف سرویس یا پذیرایی سر میز)
یکی از مهمترین مواردی که روی تعداد نیرو تأثیر میگذارد، مدل سرو غذاست
- در سرو سلف سرویس، معمولاً مهمانها خودشان غذا را دریافت میکنند. در این حالت، نیروهای پذیرایی بیشتر روی مواردی مثل مرتب نگه داشتن میز غذا، شارژ کردن ظروف، کنترل نظم صف و جمعآوری ظروف تمرکز دارند.
- اما در سرو سر میز، شرایط کاملاً متفاوت است. هر میز نیاز به رسیدگی دارد. گارسون باید زمانبندی سرو را رعایت کند، مراقب باشد غذا به همه میزها برسد و اگر مهمانی درخواست خاصی داشت، پاسخ دهد.
برای همین است که یک مراسم ۱۰۰ نفره با سرو سر میز ممکن است به اندازه یک مراسم ۱۵۰ نفره سلف سرویس نیرو نیاز داشته باشد.
۳_تعداد آیتمهای منو و خدمات جانبی
گاهی مشتری فقط تعداد مهمان را اعلام میکند، اما جزئیات منو را نمیگوید. در حالی که تعداد غذاها و خدمات جانبی روی نیروی لازم تأثیر مستقیم دارد. مثلاً مدیریت مراسمی که یک مدل غذای اصلی، نوشیدنی و سالاد دارد نسبت به مراسمی که شامل چند مدل غذای اصلی، پیشغذا، دسر، نوشیدنی گرم و سرد، میوه و خدمات بعد از شام است، سادهتر خواهد بود؛ زیرا هر بخش، یک نفر یا بخشی از زمان تیم پذیرایی را درگیر میکند.
همین موضوع در سفارش آنلاین غذا برای شرکتها هم دیده میشود. وقتی یک مجموعه تعداد زیادی غذا با چند مدل منو سفارش میدهد، آمادهسازی، بستهبندی و هماهنگی ارسال کمی پیچیدهتر میشود.
۴_فضای سالن و چیدمان میزها
یکی از مواردی که معمولاً قبل از مراسم باید بررسی شود، خود محل برگزاری است. گاهی تعداد مهمانها زیاد نیست، اما شرایط سالن باعث میشود نیروی پذیرایی بیشتری لازم باشد. برای مثال، فاصله زیاد آشپزخانه تا سالن، وجود چند سالن جدا از هم، میزهای پراکنده و طبقات مختلف محل برگزاری، همه این موارد روی سرعت کار تأثیر میگذارند. در یک سالن کوچک، یک نفر ممکن است بتواند به چند میز رسیدگی کند، اما در یک فضای بزرگ، انجام درست همان کار نیاز به چند نیروی جداگانه دارد.
برای مراسم عروسی چند گارسون و نیروی خدماتی لازم است؟
عروسی از جمله مراسمهایی است که معمولاً میزبان حساسیت بیشتری روی کیفیت و نحوه پذیرایی از مهمانها نشان میدهد. زیرا فقط غذا نیست که مورد قضاوت آنها قرار میگیرد، بلکه نحوه برخورد نیروها، سرعت سرو، مرتب بودن سالن و توجه به جزئیات هم روی تجربه مهمانها اثر میگذارد. برای یک عروسی ۲۰۰ نفره، تعداد نیرو میتواند حدود ۱۲ تا ۲۰ نفر باشد. البته این عدد به عوامل مختلفی بستگی دارد:
- غذا سلف سرویس است یا تک نفره؟
- چند مدل غذا ارائه میشود؟
- سالن چه اندازهای دارد؟
- خدمات نوشیدنی و دسر چگونه انجام میشود؟
در مراسمهای رسمیتر، معمولاً تعداد نیرو بیشتر در نظر گرفته میشود تا مهمانها در هیچ مرحلهای احساس کمبود خدمات نداشته باشند. یک نکته مهم این است که همیشه تعداد بیشتر نیرو به معنی خدمات بهتر نیست، یلکه تجربه و هماهنگی تیم نیز اهمیت زیادی دارد. گاهی یک تیم ۱۰ نفره که دقیقاً میداند چه کاری باید انجام دهد، بهتر از یک تیم ۱۵ نفره بدون برنامه عمل میکند.
تفاوت تعداد پرسنل پذیرایی در کترینگ و رستوران چیست؟
خیلیها تصور میکنند چون یک رستوران برای تعداد مشخصی مشتری نیرو دارد، کترینگ هم باید همان تعداد نیرو را داشته باشد. اما شرایط این دو کاملاً متفاوت است.
- در رستوران، محیط ثابت است. کارکنان مسیر آشپزخانه، سالن، میزها و تجهیزات را میشناسند و همه چیز از قبل آماده شده است.
- اما در کترینگ، هر مراسم شرایط جدیدی دارد؛ یک روز تیم در یک باغ برای عروسی فعالیت میکند، روز دیگر در یک سازمان برای سرو ناهار شرکتی و روز بعد، در یک همایش بزرگ که در هر محل باید دوباره شرایط بررسی شود.
به همین دلیل کترینگ حرفهای فقط نیرو را بر اساس تعداد غذا مشخص نمیکند؛ بلکه کل فرآیند اجرا را در نظر میگیرد.
اشتباهات رایج در انتخاب تعداد پرسنل پذیرایی مراسم
یکی از رایجترین اشتباهات این است که افراد فقط تعداد مهمان را ملاک قرار میدهند. به طور مثال میگویند: «ما ۱۰۰ نفر هستیم، پس چند نفر کافی است؟» اما سوالهای مهم دیگری هم باید پاسخ داده شود:
- غذا چطور سرو میشود؟
- چند نوع غذا داریم؟
- محل مراسم چطور است؟
- آیا نیاز به جمعآوری ظروف وجود دارد؟
- چه مدت قرار است پذیرایی ادامه داشته باشد؟
اشتباه دیگر، انتخاب کمترین تعداد نیرو فقط برای کاهش هزینهها است. البته کنترل هزینه مهم است، اما کمبود نیرو ممکن است نتیجه عکس داشته باشد. اگر سرو غذا طول بکشد یا مهمانها برای درخواستهای ساده منتظر بمانند، تجربه کلی مراسم افت پیدا میکند. از طرف دیگر، استفاده از نیروی بیشتر از نیاز هم منطقی نیست. برنامهریزی درست یعنی پیدا کردن تعادل بین کیفیت خدمات و هزینه.
چگونه کترینگ حرفهای تعداد نیروهای مورد نیاز مراسم را تعیین میکند؟
یک کترینگ باتجربه قبل از هر چیزی اطلاعات مراسم را بررسی میکند. بع همین دلیل عموما این موارد پرسیده میشود:
- تعداد مهمانها
- نوع مراسم
- محل برگزاری
- مدل سرو غذا
- تعداد آیتمهای منو
- زمان شروع و پایان مراسم
- خدمات مورد انتظار مشتری
سپس بر اساس این اطلاعات تصمیم گرفته میشود که چند نفر نیرو لازم است.
در کترینگ کیبو، تجربه اجرا در مراسمهای مختلف باعث شده انتخاب تعداد نیرو فقط بر اساس یک جدول ثابت انجام نشود. چون همانطور که در طول مقاله گفته شد، یک عدد مشخص برای همه مراسمها وجود ندارد. گاهی یک سفارش غذای شرکتی ساده به چند نیروی محدود نیاز دارد، اما یک مراسم با تعداد مشابه مهمان ممکن است یک تیم کامل اجرایی بخواهد.
محاسبه تعداد پرسنل پذیرایی مراسم با کترینگ کیبو
انتخاب تعداد درست نیرو یکی از بخشهایی است که قبل از مراسم باید به آن توجه شود. نه کمبود نیرو انتخاب خوبی است و نه استفاده بیش از اندازه از نیروها. داشتن یک برنامه درست کمک میکند هم هزینهها کنترل شود و هم مهمانها خدمات مناسبی دریافت کنند.
در کترینگ کیبو، قبل از اجرای مراسم درباره تعداد مهمان، نوع غذا، مدل سرو و شرایط محل برگزاری صحبت میشود تا بهترین ترکیب نیرو و خدمات انتخاب گردد.
اگر برای یک مراسم خصوصی، برنامه سازمانی، سفارش غذای شرکتی یا حتی یک پذیرایی بزرگ نیاز به راهنمایی دارید، میتوانید قبل از ثبت سفارش با کارشناسان کیبو مشورت کنید.همچنین برای مجموعههایی که به دنبال سفارش آنلاین غذا با برنامه منظم هستند، امکان هماهنگی منو، تعداد سفارش و زمانبندی ارسال وجود دارد.
