در سالهای اخیر، بسیاری از مدیران سازمانها به این باور رسیدهاند که خدمات غذای شرکتی تنها یک امتیاز ساده نیست، بلکه میتواند شاه کلید بهرهوری بالاتر و رضایت بیشتر کارکنان باشد. این نوع خدمات که شامل سرو غذای روزانه منظم و برنامه ریزی شده است، نقش به سزایی در سلامت روانی و جسمی کارکنان ایفا میکند. اما چالش اصلی اینجاست که مهمترین نکات در مدیریت و برنامه ریزی سفارش غذای سازمانی چیست و این خدمات باید با چه کیفیتی ارائه شود؟ برای بررسی این موضوع، در این مقاله از «کترینگ کیبو» همراه ما باشید.
برای مدیریت و برنامه ریزی سفارش غذای سازمانی به چه نکاتی باید توجه کرد؟
سرو غذای سازمانی نیازمند برنامه ریزی دقیق و توجه به جنبههای بهداشتی، لجستیکی و تغذیهای است تا بهرهوری کارکنان حفظ شود. از اینرو، نکات زیر باید مدنظر قرار گیرد:
۱_انتخاب تأمین کننده مناسب و مطمئن
انتخاب تأمین کننده مناسب مهمترین گام برای اجرای بینقص خدمات غذای شرکتی است. سازمانها در این مورد عموما به دو شیوه عمل میکنند: درونسازمانی (پخت داخل مجموعه) و برونسپاری (خدمات کیترینگ و رستورانی). هر یک از این روشها، چالشها و مزایای خاص خود را دارند که باید باتوجه به شرایط سازمان و ترجیحات اقتصادی و بودجهای انتخاب شوند. اما در اغلب سازمانهای امروزی، تمرکز بر برونسپاری بهدلیل صرفهجویی در زمان و هزینه و دسترسی به خدمات تخصصی بیشتر است.
۲_خدمات غذای شرکتی درون سازمانی
در خدمات ناهار شرکتی درون سازمانی، خود سازمان به عنوان تأمین کننده شناخته میشود و تمام مراحل از تهیه مواد اولیه تا پخت، بستهبندی و سرو غذا توسط تیم داخلی انجام میگیرد. این روش به سازمان اجازه میدهد کنترل کاملی بر کیفیت، بهداشت و ترکیبات غذایی داشته باشد. اما از آنجاییکه این شیوه نیاز به آشپزخانه مخصوص، تجهیزات، نیروی انسانی و تأمین امکانات لازم در محل شرکت دارد، مستلزم سرمایهگذاری اولیه قابل توجهی است.
همچنین، با انتخاب غذای شرکتی درون سازمانی، مدیران سازمان بهطور مستقیم درگیر فرآیند مدیریت و نظارت روزانه بر پخت و توزیع غذا میشوند که این موضوع به مرور زمان تمرکز مدیریتی را به جای فعالیتهای اصلی کسبوکار، صرف نظارت بر امور اجرایی تغذیه کارکنان میکند.
برون سپاری خدمات غذای شرکتی
در این شیوه کلیه مراحل تهیه، طبخ، بستهبندی و توزیع وعدههای غذایی توسط کترینگهای تخصصی انجام میشود. در نتیجه، سازمان دخالت مستقیم در تهیه غذای سازمانی ندارد و تنها وظیفه آن، انتخاب و مدیریت پیمانکار مناسب است که بتواند خدمات غذایی را طبق استاندارد، در زمان مشخص و با کیفیت مطلوب ارائه دهد.
بهاین ترتیب مدیران سازمان میتوانند بدون نیاز به تأمین زیرساختهای لازم برای جذب نیروی پشتیبان، خرید تجهیزات صنعتی و راهاندازی آشپزخانه، از خدمات تخصصی کترینگها بهرهمند شوند. صرفهجویی در هزینه و زمان، تضمین کیفیت پایدار، تنوع منو، رعایت اصول بهداشتی توسط نیروهای آموزشدیده و امکان تنظیم قراردادهای منعطف بر اساس تعداد کارکنان یا نیاز سازمان، جزو مهمترین مزایای برون سپاری غذای شرکتی است. همین عوامل باعث شدهاند که سازمانها فرآیند خدمات غذایی را به تأمینکنندگان حرفهای مانند کترینگ کیبو واگذار کنند.
۳_برنامه ریزی منو غذای سالم و متنوع
تهیه منوی غذای متنوع، متعادل و سالم مستقیما با سلامت کارکنان در ارتباط است. به همین علت، سازمانها باید منوهای غذایی خود را بهگونهای در نظر بگیرند که شامل گروههای اصلی مواد مغذی مانند کربوهیدراتهای پیچیده، پروتئین سالم، سبزیجات تازه، لبنیات و مقدار متعادل چربیهای مفید باشد.
از سوی دیگر، توجه به ذائقه غذایی کارکنان ضروری است. برای جلب رضایت پرسنل بهتر است منویی با گزینههای مختلف در نظر گرفته شود تا رژیمهای مختلف از جمله رژیم سالم خوری، دیابتی و گیاهی را پوشش دهد. این امر نشانهای از توجه سازمان به سلامت و احترام به سلایق فردی است.
علاوهبر این، تغییر دورهای منو غذای شرکتی و جلوگیری از تکرار غذاهای مشابه، به تشویق کارکنان برای صرف غذای شرکتی کمک میکند و رضایت آنها را افزایش میدهد. بهطور کلی، استفاده از مشاوران تغذیه یا سرآشپزهای حرفهای برای طراحی منو غذای سازمانی توصیه میشود تا هم نیازهای تغذیهای پرسنل مدنظر قرار گیرد و هم غذا ظاهری دلپذیر و طعمی مطلوب داشته باشد.
۴_مدیریت لجستیک و هزینهها
منظور از مدیریت لجستیک، هماهنگی تمامی مراحل حملونقل، زمانبندی تحویل، حفظ دمای غذا و مدیریت زنجیره تأمین از کترینگ تا سازمان است. عدم توجه و هماهنگی لازم در این مرحله باعث تأخیر در تحویل، افت کیفیت و دمای غذا، افزایش ضایعات، نارضایتی کارکنان و حتی خطرات بهداشتی میشود.
همچنین، هنگام مدیریت و برنامه ریزی سفارش غذای سازمانی، تعیین بودجه دقیق و شفافیت در قرارداد با تأمینکننده، اهمیت حیاتی دارد. سازمانها قبل از هر اقدامی برای انتخاب کترینگ مناسب بتدا باید برآورد دقیقی از بودجه خود داشته باشند، سپس افزایشهای فصلی احتمالی را در محاسباتشان لحاظ کنند. با در نظر گرفتن این موارد میتوان تأمینکنندهای را انتخاب کرد که تعادل مناسبی بین کیفیت بالا و هزینه معقول ارائه میدهد. همچنین، مذاکره بر سر قراردادهای بلندمدت معمولا تخفیفهای قابل توجهی به همراه دارد.
۵_نظارت بر کیفیت و بازخورد
سازمانها موظفاند بر استانداردهای بهداشتی کترینگ و کیفیت غذای شرکتی نظارت مستمر داشته باشند. در این مسیر، بازدیدهای میدانی از محل کترینگ، تستهای تصادفی نمونه غذا و کنترل بستهبندی، از جمله اقدامات کلیدی محسوب میشوند. همچنین، جمعآوری منظم نظرات کارکنان درباره طعم، تنوع و کیفیت ناهار شرکتی ابزاری قدرتمند و کارآمد برای حفظ رضایت پرسنل و رفع سریع مشکلات احتمالی است. در نهایت، عدم بهبود مداوم، تغییر تأمینکننده را ضروری میکند.
چگونه می توان کترینگ مناسب را انتخاب کرد؟
خدمات غذای شرکتی باکیفیت و سالم مستلزم عقد قرارداد با تامینکننده حرفهای است. اما چگونه باید کترینگ مناسب را انتخاب کرد؟ در ادامه، ۶ گام عملی برای گزینش بهترین کترینگ ارائه شده است:
۱_بررسی مجوزها و اعتبار
قبل از هر تعهدی ابتدا باید مجوزها و اعتبار کترینگ را بررسی کرد. کترینگ معتبر باید دارای پروانه کسب، پروانه بهداشت از وزارت بهداشت، گواهی سلامت پرسنل و پروانه بهرهبرداری سازمان غذا و دارو باشد.
همچنین، بازدید حضوری از آشپزخانه ضروری است؛ تجهیزات استیل ضدزنگ، تهویه مناسب، جداسازی مواد خام/پخته و رعایت فاصله بهداشتی را کنترل کنید. ترجیحا با کترینگهایی قرارداد ببندید که حداقل سه سال سابقه فعالیت داشته و از تجربه کافی برای سفارش غذای شرکتی برخوردار باشند.
۲_تست کیفیت عملی
تست عملی چند روزه (مثلا ۷ تا ۱۰ روزه) بدون تعهد قرارداد، دقیقترین روش ارزیابی کیفیت است. در این دوره، غذاها را از نظر طعم، تازگی، بستهبندی، دمای تحویل و سرعت ارسال ارزیابی کنید. همچنین، بررسی بازخورد کارکنان و دریافت نظرات آنان مهم است. در نهایت، کترینگی را انتخاب کنید که غذاهایی با طعم عالی و مواد تازه داشته باشد، بستهبندیها سالم، سروقت و بدون نشت تحویل شود و غذا داغ و خوشطعم به دست کارکنان برسد.
۳_تحلیل منو و تنوع
منو ناهار شرکتی باید مطابق با ذائقه و نیاز کارکنان باشد، بنابراین کترینگهایی که تنوع منویی بالایی دارند و میتوانند منو چرخشی هفتگی ارائه دهند، اولویت بیشتری برای عقد قرارداد غذای شرکتی دارند. غذاهای ایرانی محبوب مثل قورمهسبزی، قیمه، کباب، گزینههای رژیمی (دیابتی، گیاهی) و وعدههای سبک کنار هم، رضایت همه را جلب میکند.
۴_عقد قرارداد هوشمند
مفاد قرارداد غذای سازمانی باید کاملا شفاف و دقیق باشد. از اینرو توصیه میشود مواردی چون زمان دقیق تحویل (ساعت مشخص)، جریمه تأخیر، نحوه تست کیفیت و بیمه کامل مسمومیت در قرارداد ذکر شود. حق بازدید ماهانه از آشپزخانه، فاکتورهای تفکیکی ماهانه و گزارش عملکرد نیز الزامی است.
۵_مدیریت هزینههای واقعی
هزینه کل سفارش غذای سازمانی شامل تهیه غذا، حمل، ظروف و ضایعات است. علاوهبر این، لازم است هزینههای پنهان مانند افزایش فصلی یا حمل اضافی را نیز در نظر گرفت. کترینگهای معتبر و با سابقه مانند کترینگ کیبو عموما تخفیفهای ویژهای را برای قراردادهای بلندمدت در نظر میگیرند که تا ۲۰ درصد صرفهجویی ایجاد میکند.
۶_پشتیبانی و خدمات پس از فروش
یکی از پارامترهای مهم برای انتخاب بهترین کترینگ ارائهدهنده غذای شرکتی، پشتیبانی حرفهای، پاسخگویی سریع و خدمات پس از فروش مطمئن است. شماره تماس مستقیم، پاسخگویی فوری به شکایات روزانه و رفع مشکل همان روز، اولویت دارد. همچنین، حضور نماینده ثابت هر شرکت و جلسات ماهانه هماهنگی، ارتباط را قوی نگه میدارد
جمعبندی
خدمات غذای شرکتی موفق، ترکیبی از برنامهریزی دقیق، انتخاب هوشمند و نظارت مستمر است. از مجوزهای بهداشتی و تست کیفیت تا منوی متنوع، لجستیک حرفهای و قرارداد شفاف، هر مرحله نقش حیاتی دارد. کترینگ کیبو با تعهد به کیفیت، پشتیبانی حرفهای و تجربه موفق، شریک مطمئن هر سازمان است.
